A resposta para essa pergunta é: você já faz isso desde que nasceu! Você vem equipado de fábrica com o melhor e mais rápido computador que a humanidade já viu: seu cérebro. E ele é responsável por planejar as coisas pra você. Por exemplo, quando você vai sair à noite, você pensa na roupa que vai usar, no lugar que vai ir, nas pessoas que vai levar, no horário que pretende chegar. Isso é um planejamento natural e quantos outros exemplos acontecem e você nem percebe que está planejando, priorizando e organizando as coisas de uma forma natural.
Se isso é natural para algumas coisas por que não transformar o seu planejamento diário em algo natural para você também?
O segredo está em tornar o planejamento diário em um hábito agradável e automático e o primeiro passo para isso é acreditar que é possível e excluir da sua mente qualquer tipo de crença negativa a esse conceito.
Depois que você passar dessa fase de aceitação tem que seguir para a ação. Estudos na área de neurociência afirmam que se você executa uma atividade de forma consecutiva e nos mesmos padrões pelo período de 21 dias, essa atividade se transforma em um hábito. Sugiro que você se discipline para executar seu planejamento diário por 21 dias, sem furos, no mesmos padrões e horários.
O planejamento diário é o processo de alinhamento das tarefas importantes criadas durante o planejamento semanal com as atividades que aparecem no dia a dia. Caso você seja e trabalhe em uma empresa Zen Budista de origem tibetana dificilmente você se preocupará em tarefas que aparecem do “além por alguém pra ontem”, mas se você for como a maioria dos Brasileiros, deve ter muitas tarefas que aparecem no dia a dia e precisam ser priorizadas.
Sugiro que você faça seu planejamento diário logo que chegar no escritório, antes de abrir seus emails ou fazer qualquer outra coisa. São necessários apenas 5 minutos para isso, se preciso chegue mais cedo na empresa para fazer isso.
O processo de planejamento diário deve seguir alguns passos:
1. Abra um sorriso. Relaxe!!! O dia só está começando!
2. Revisar o dia anterior na agenda e verificar o que ficou pendente para ser priorizado hoje, delegado ou agendado para outra data.
3. Revise seus lembretes, anotações ou qualquer coisa que você fez para lembrar de algo para ser feito hoje.
4. Calcule o tempo de cada tarefa, isso evita que você trabalhe mais que o previsto. Seja realista com cada tarefa e reserva um tempo para o seu amigo e conhecido Lira.
5. Priorize as tarefas. Sugiro que você liste as tarefas por ordem que devem ser feitas e siga essa ordem.
Cuidado com excessos: Não adianta programar mil tarefas e conseguir executar apenas metade, você irá se sentir frustrado com isso. Lembre-se: Seu tempo é sua vida, procure usá-lo de forma inteligente e a seu favor!
Christian Barbosa - Empresário, escritor e palestrante especializado em produtividade pessoal. Autor do livro A Tríade do Tempo, a Evolução da Produtividade pessoal - Editora Campus.
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